Sabtu, 22 Oktober 2011

Management by objectives(MBO)

MANAGEMENT BY OBJECTIVES(MBO)

pengertian dan konsep management by objectives(MBO)
       Bagi banyak orang bekerja di lingkungan bisnis modern, sulit untuk mengingat waktu ketika non-manajerial karyawan tidak terlibat dengan, dan tertarik, strategi perusahaan dan tujuan. Kami secara teratur diingatkan tentang pernyataan misi perusahaan, kami memiliki pertemuan strategi di mana "gambaran besar" yang dinyatakan kepada kita, dan kita diundang untuk berpartisipasi dalam beberapa keputusan. Dan kami menyadari bagaimana hari-hari kegiatan kami berkontribusi terhadap tujuan perusahaan. 

Definisi MBO
Lahirnya konsep manajemen di tengah gejolak masyarakat sebagai
konsekuensi akibat tidak seimbangnya pengembangan teknis dengan
kemampuan sosial. Meskipun pada kenyataannya, perkembangan ilmu
manajemen sangat terlambat jauh dibandingkan peradaban manusia di muka
bumi ini. Barulah lebih kurang pada abad ke-20 kebangkitan para teoritisi
maupun praktisi sudah mulai.
Management by Objectives (MBO) dalam perkembangannya
mempunyai beragam istilah meskipun prosesnya pada dasarnya adalah sama.
Berikut istilah-istilah tersebut:
a. Work planning and review (perencanaan dan penilaian pekerjaan).
b. Performance results and development evaluation, PRIDE (hasil
pelaksanaan dan evaluasi perkembangan individual).
c. Management by results (manajemen berdasarkan hasil).
d. Accountability management (manajemen akuntabilitas).
e. Management by Objectives and results (manajemen berdasarkan sasaran
dan hasil).
f. Goals management (manajemen tujuan).
g. Goals and control (tujuan dan pengendalian).
h. Improving business results (perbaikan hasil bisnis).
i. Improving management performance (perbaikan pelaksanaan
manajemen).
j. Action man of objectives (rencana tindakan bagi sasaran).
MBS atau MBO pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam
bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. MBO merupakan
proses partisipatif yang melibatkan manajer dan anggota organisasi dengan
mengembangkan hubungan antara fungsi perencanaan dan pengawasan,
sehingga dapat mengatasi hambatan perencanaan.
MBO hasil penemuan Peter Drucker dikembangkan lagi oleh para ahli
teori manajemen setelahnya. Diantaranya Douglas McGregor dan George
Odiorner. JW. Humble melalui bukunya Management by Objectives in Action.
Disana dijelaskan penerapan MBO dalam prakteknya di perusahaan sehingga
memberikan hasil yang memuaskan bagi perusahaan yang bersangkutan .


KONSEP MBO :Adalah sebuah kesepakatan formal antara pimpinan dan bawahan dalam hal :
1. Tujuan yang ingin dicapai oleh setiap bagian / bawahan (subordinates);
2. Perencanaan yang akan dilakukan
3. Standard pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan
4. Prosedur untuk mengevaluasi keberhsilan pencapaian tujuan.
Diperkenalkan oleh Peter Drucker pada akhir tahun 1950
Dilaksanakan berdasarkan asumsi dasar, bahwa apa yang terjadi dilapangan belum tentu sesuai dengan apa yang dipahami oleh pimpinan. Pimpinan seringkali lebih berfungsi dalam penetapan kebijakan, adapun yang bersifat teknis biasanya dilakukan oleh bawahan.
Partisipasi aktif semua pihak dalam organisasi adalah kunci penting keberhasilan pendekatan MBO dalam perencanaan organisasi.




LANGKAH-LANGKAH Management By Obyektives / Result :
I. TAHAP PERSIAPAN
1. Menyiapkan dokumen yang diperlukan, peraturan-peraturan ttg tupoksi perpustakaan,
2. Menyiapkan data yang diperlukan, misalnya data pemustaka yang akan dilayani.
II. TAHAP PENYUSUNAN
Mengaplikasikan 5 W + 1 H
1. Menjabarkan tugas pokok, fungsi dan rincian tugas perpustakaan, menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kongkrit sehingga dapat diprogramkan dalam rangka mencapai tujuan perpustakaan  Visi – Misi organisasi Perpustakaan..
WHAT, APA yang akan dikerjakan (Penjabaran TUPOKSI- Rincian tugas-Tujuan Perpustakaan)  Visi – Misi

2. Menentukan hasil akhir yang ingin dicapai
Tujuan (goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi.

3. Merumuskan keadaan sekarang

4. Mengidentifikasi dan mengantisipasi masalah atau hambatan-hambatan yang mungkin timbul dan kemudahan-kemudahan.
Catatan : dapat diaplikasikan SWOT (Identifikasi Lingkungan Strategi = Rencana Strategi).

5. Menuliskan rancangan tujuan manajemen (MBO/S) dengan ketentuan bahwa rencana tujuan itu :
A) Menyebutkan SIAPA [orang] atau Unit Kerja yang bertanggung jawab atas pencapaiannya.
B) Menyebutkan kata kerja aktif yang menunjukkan KEGIATAN yang dilakukan.
C) Menyebutkan HASIL yang realistis, bermanfaat, menantang, dan dapat diukur.
D) Menyebutkan BATAS WAKTU yang pasti kapan hasil itu akan dicapai.
Secara singkat TUJUAN menguraikan SIAPA melakukan KEGIATAN APA dengan HASIL terukur apa yang ingin dicapai serta KAPAN hasil itu akan dicapai.
 

6. Menemui Pimpinan untuk berkonsultasi, berunding dan memperoleh persetujuan tentang tujuan tsb.
 

7. Menyelesaikan rumusan, pengetikan dan pendokumentasian tujuan atau sasaran-sasaran yang telah disetujui untuk pegangan bersama.
 

8. Menentukan alternatif-alternatif dan menetapkan satu alternatif yang dipandang terbaik untuk mencapai tujuan atau sasaran tsb.
 

9. Menyusun program pelaksanaan untuk mencapai tujuan atau sasaran-sasaran itu. Di dalam program terlihat bagian-bagian seperti :
A) Jenis kegiatan dan tanggal mulai dan berakhirnya masing-masing kegiatan.
B) Jenis bahan-bahan dan alat yang diperlukan termasuk tanggal pesanan/waktu penggunaan.
C) Tenaga yang diperlukan untuk berpartispasi
D) Tempat pelaksanaan kegiatan
E) Jenis latihan dan penelitian (survey) jika diperlukan
F) Batas waktu penyiapan biaya, alat, bahan dan tenaga
G) Alat-alat pengukur untuk monitor dan evaluasi keberhasilan
Rencana yang telah disusun, kemudian dituangkan ke dalam model matrix, adaptasi dari Bagan Chart, yaitu model matrix yang merupakan suatu jaringan kerja (network) atau urutan bidang garapan atau kegiatan dan menunjukkan suatu pasangan kegiatan dengan sasaran, waktu, biaya.


 III. TAHAP PELAKSANAAN (Implementasi) 
Pengorganisasian, Pengarahan, Pemberian Motivasi Kerja (Kepemimpinan), Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi
 

IV. TAHAP PENGENDALIAN, MONITOR, EVALUASI dan PENYESUAIANTahap Pengendalian Pelaksanaan Rencana :dimaksudkan untuk menjamin tercapainya tujuan dan sasaran yang tertuang dalam rencana melalui kegiatan : > Koreksi > Penyesuaian selama pelaksanaan rencana > menganalisis hasil pemantauan.
Tahap Evaluasi Pelaksanaan Rencana : adalah bagian dari kegiatan Penilaian Kinerja > yang diukur dengan : > Efesiensi > Efektivitas > Kemanfaatan program > keberlanjutan program/kegiatan.
Evaluasi dilaksanakan terahadap HASIL (OUTCOMES) PROGRAM yang berupa DAMPAK DAN MANFAAT.
Dilaksanakan secara sistematis mengumpulkan dan menganilis data dan informasi untuk menilai pencapaian sasaran, tujuan dan kinerja.
EVALUASI dilaksanakan berdasarkan indicator dan sasaran kinerja yang tercantum dalam dokumen rencana, mencakup : 

Masukan > Keluaran (Output) > Hasil (Result) > Manfaat (Benefit) . Dampak (Impact)
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN RENCANA : rencana yang efektif adalah dengan mencari dan menemukan secara cermat jawaban terhadap enam pertanyaan, berikut ini :
1. What (Apa) apa yang akan dikerjakan ?,
• Permasalahan apa yang dihadapi ?
• Hasil akhir apa yang ingin dicapai ( sasaran ) ?
• Tindakan-tindakan apa yang perlu dikerjakan untuk mencapai sasaran
• Sumber daya apa yang dibutuhkan untuk mewujudkan hal itu ?
2. Where (Dimana) Dikaitkan dengan pemanfaatan lokasi tempat kegiatan / pekerjaan akan berlangsung, perlu dipertimbangkan : 

Efesiensi : pemanfatan tempat kerja / keagiatan semaksimal mung-kin, tidak ada spasi yang mubazir;
Aksesabilitas : mudah dicapai oleh berbagai pihak dalam penyelenggaraan kegiatan tersebut.
Kemudahan dalam menyediakan sarana dan prasaarana kerja yang diperlukan untuk penyelenggaraan kegiatan tersebut;
Memperhitungkan tata ruang
Mempertimbangkan factor lingkungan masyarakat setempat, apakah mendukung kegiatan tersebut atau tidak.
3. When (Kapan) : Kapan waktu yang tepat untuk bertindak atau kegiatan akan dikerjakan, dan kapan harus selesai (priories waktu); Jadi akan tergambarkan prioritas waktu tahapan untuk mengerjakan kegiatan tersebut.
• Kemampuan untuk mengatur waktu yang tepat untuk melakukan hal-hal tertentu (“sense of timing”) merupakan salah satu ciri penting seorang pimpinan.
• Kemampuan memanfaatkan waktu berarti memiliki kemampuan memanfaatkan peluang yang mungkin timbul.
4. How (Bagaimana) Bagaimana kegiatan tersebut akan dikerjakan, pertanyaan ini menjawab tentang :
 Teknik-teknik atau metoda / sisem pelaksanaan dan penyelesaian kegiatan / tugas, serta prosedur kerja dalam mengerjakan atau melaksanakan pekerjaan / kegiatan, hal ini diperguanakn untuk dijadikan pedoman / pegangan oleh petugas operasional, agar produk / jasa yang dihasilkan memenuhi persyaratan kuantitas dan kualitas hasil yang ditetapkan.
 Koordinasi, siapa melakukan apa, berhubungan dengan siapa, dalam hal apa dan dan dalam bentuk apa hubungan itu dapat diwujudkan.
 Bagaimana formalisasi aturan yang berlaku diterapkan dalam pelaksanaan kerja / kegiatan tersebut.
5. Who (siapa) : ‘
 siapa yang menjadi sasaran kegiatan tsb
 siapa orang yang mampu untuk melaksanakan pekerjaan/kegiatan tsb dan siapa orang yang terlibat dalam pelaksanaannya ?
 Apa persyaratan kemampuan yang harus dipenuhi ?  uraian pekerjaan (job description).
Dengan demikian, dalam rencana dapat menggambarkan tentang pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab pelakunya.
6. Why (Mengapa) menjawab pertanyaan untuk semua pertanyaan yang dikemukakan, berusaha menemukan pembenaran yang meyakinkan terhadap pertanyaan apa, dimana, bilamana, bagaimana, dan siapa.
Berusaha melihat secara teliti, apakah rencana tersebut terdapat kelemahan-kelemahan atau tidak, misalnya ada hal-hal yang mesti-nya tercantum tetapi tidak tercantum atau sebaliknya.
Apabila pertanyaan-pertanyaan tersebut dianalisa, maka dalam perencanaan akan terkandung pemahaman akan kebutuhan yang direncanakan, penetapan tujuan / sasaran yang akan dicapai, tahapan-tahapan kegiatan dan pendayagunaan sumber-submber daya serta pengunaan waktu yang memungkinkan, bukan yang diangan-angankan.


SUMBER: Wikispaces.com
              mindtools.com
              http://id.shvoong.com










Tidak ada komentar:

Posting Komentar